Cómo obtener la aprobación de derechos de autor para las figuras: Elsevier, Wiley, Nature y Science

Un solo gráfico reutilizado sin permiso puede convertir un manuscrito impecable en una disputa de derechos de autor meses después de su aceptación. Obtener la aprobación de derechos de autor para figuras de Elsevier, Wiley, Springer Nature y Science implica enviar una solicitud a través del portal correcto, seleccionar la categoría de reutilización adecuada y conservar la licencia resultante mucho antes de que una revista o un comité de tesis la solicite. La mayoría de los investigadores descubren esto solo después de que un revisor señala un gráfico reproducido o un repositorio universitario se niega a publicar un capítulo de tesis hasta que cada imagen prestada tenga el permiso documentado. Los mecanismos varían según la editorial. Elsevier y Springer Nature envían la mayoría de las solicitudes a través de RightsLink, la plataforma automatizada de licencias del Copyright Clearance Center; Wiley opera su propia instancia de RightsLink en el sitio web de cada revista; y Science gestiona los permisos a través de esa misma plataforma. Ninguno de estos procesos es difícil una vez que se sabe qué botón pulsar y qué categoría de reutilización corresponde. A continuación, se describe el mecanismo actual de cada editorial, la autorización gratuita para STM de la que la mayoría de los autores nunca se enteran y un ejemplo práctico completo de cómo solicitar permiso para una sola figura.

Puntos Clave

• Elsevier, Wiley, Springer Nature y Science canalizan la mayoría de las solicitudes de permisos a través de RightsLink, la plataforma de licencias del Copyright Clearance Center, aunque Elsevier también mantiene un canal manual para el contenido que RightsLink no cubre.
• Las licencias CC-BY y otras licencias Creative Commons abiertas solo requieren atribución, no una solicitud de permiso por separado.
• Las directrices de STM Publishing de 2024 permiten a las editoriales firmantes, incluidas Elsevier, Wiley y Springer Nature, reutilizar gratuitamente hasta tres figuras o tablas de un mismo artículo, siempre que se cite correctamente la fuente.
• La reutilización de una sola figura en tesis y disertaciones suele ser gratuita, pero aun así se debe solicitar la licencia y guardarla como documentación.
• Seleccionar la categoría de reutilización incorrecta es la causa más común de costes y retrasos innecesarios.

Qué requiere aprobación de derechos de autor y qué no.

Los derechos de autor protegen la representación visual específica de los datos, no los hechos subyacentes. Un gráfico de barras que resume las tasas de supervivencia pertenece a quien lo dibujó, mientras que las tasas de supervivencia en sí mismas no pertenecen a nadie. Esta distinción determina la mayor parte de lo que sigue.

Por lo general, tres categorías de figuras no requieren permiso adicional. El contenido publicado bajo una licencia Creative Commons CC-BY, CC-BY-SA, CC0 o de dominio público puede reutilizarse con solo la atribución, ya que la licencia otorga derechos de reutilización desde el momento de la publicación del artículo. Una figura creada a partir de datos brutos, incluso una que reproduzca la forma de un gráfico visto en otro lugar, no está sujeta a derechos de autor de la fuente original, ya que estos cubren la expresión específica, no el patrón numérico. Los hechos, las estadísticas y los hallazgos extraídos de un artículo y redibujados como una figura genuinamente nueva también quedan fuera de los derechos de autor, siempre que la nueva figura sea una representación original y no una copia calcada.

Todo lo demás suele requerir una licencia. Una figura extraída directamente de una revista de suscripción, incluso un pequeño panel de una composición de seis paneles, requiere el permiso del titular de los derechos de autor, que suele ser la editorial en lugar del autor original una vez firmado el acuerdo de cesión de derechos. Reutilizar una figura propia publicada previamente se sitúa en una zona gris que depende por completo de lo estipulado en el acuerdo de publicación original. Muchas editoriales otorgan a los autores una licencia de reutilización personal como parte del acuerdo estándar, pero la mayoría de las páginas de derechos de autor de las revistas recomiendan consultar dicho acuerdo en lugar de asumir un permiso general. Existen excepciones de uso legítimo y trato justo en algunas jurisdicciones, pero esta doctrina se basa en extractos de texto breves y críticas, no en la reproducción de figuras, y los tribunales y las editoriales la aplican de forma inconsistente en distintos países. Considere el uso legítimo como una posible defensa, no como un sustituto de la licencia.

Los investigadores que también necesiten preparar las figuras con un estándar publicable, independientemente de la cuestión de los permisos, pueden consultar la guía de Editverse sobre estándares para figuras de investigación, que incluye los requisitos de formato y resolución que la mayoría de las revistas revisan antes de la aceptación.

Cómo funciona realmente la aprobación de derechos de autor de Elsevier

Elsevier mantiene dos canales distintos para solicitar permisos, y elegir el incorrecto supone una pérdida de tiempo. Los artículos alojados en ScienceDirect incluyen un enlace «Obtener derechos y contenido» situado debajo del título y la lista de autores, a la derecha del DOI. Al hacer clic en él, se abre RightsLink, donde un menú desplegable muestra los tipos de reutilización, como tesis, artículo de revista, libro o presentación en congreso, seguido de una comprobación rápida de precios que muestra la tarifa, si la hubiera, antes de comprometerse con nada.

El material que no se encuentra en ScienceDirect, como algunos contenidos de libros antiguos o ciertas obras de referencia, se tramita a través del formulario de solicitud de permisos de Elsevier. El Departamento de Derechos Globales indica un plazo de respuesta estándar de 15 días hábiles para este canal manual, más largo que el de las autorizaciones casi instantáneas que RightsLink concede para la mayoría de los usos académicos. Cuando el plazo es ajustado, las directrices de Elsevier sugieren indicarlo directamente en el campo de comentarios de la solicitud.

Elsevier también es signataria de las Directrices de Permisos de STM, que se detallan más adelante y que permiten la reutilización gratuita de un número reducido de figuras de artículos de otras editoriales signatarias bajo ciertas condiciones. Los artículos de acceso abierto publicados bajo la licencia CC-BY de Elsevier no requieren ninguna solicitud de RightsLink, solo la correcta atribución a la fuente original.

Proceso de obtención de permisos de derechos de autor de Wiley a través de RightsLink

Wiley gestiona una instancia de RightsLink en el sitio web de cada revista, en lugar de un portal centralizado, por lo que la solicitud siempre se inicia desde la página del artículo que contiene la figura. Localice el artículo en Wiley Online Library, busque el enlace de permisos cerca del resumen o en la barra lateral de herramientas del artículo, y RightsLink le guiará a través de los mismos pasos de tipo de reutilización y precio rápido que se utilizan en toda la red del Copyright Clearance Center.

Los autores que publiquen con Wiley también deben obtener autorización por escrito antes de reproducir una figura de otra editorial en su nuevo artículo publicado en Wiley. Este requisito se detalla en las Directrices de permisos para autores de Wiley, junto con la documentación estándar de transferencia de derechos de autor. Los autores que reutilicen sus propias figuras publicadas previamente en Wiley deben consultar la licencia específica firmada en la primera publicación, ya que los acuerdos estándar de Wiley suelen reservar algunos derechos de reutilización personal, aunque el alcance exacto varía según la revista y si el artículo original era de suscripción o de acceso abierto.

Permisos de derechos de autor de Springer Nature y revistas con la marca Nature.

Springer Nature, incluyendo las publicaciones con la marca Nature, coloca el enlace de permisos al final de la página del artículo en SpringerLink o Nature.com, a veces duplicado en la barra lateral como "Reimpresiones y permisos". Ese enlace también abre RightsLink, y Springer Nature recomienda crear una cuenta de RightsLink independiente en lugar de reutilizar una cuenta de SpringerLink, ya que los dos sistemas no comparten credenciales.

Las preguntas que no puedan ser respondidas por el sistema automatizado deben dirigirse a la línea de soporte técnico de Springer Nature del Copyright Clearance Center, disponible en los números +1-855-239-3415 o +1-978-646-2777, o por correo electrónico a sp ******************* @ ******* ht.com . La página de permisos y distribución por terceros de Springer Nature también cubre situaciones menos comunes para las que RightsLink no fue diseñado, como los derechos de traducción y la reutilización masiva de varios artículos a la vez, que normalmente requieren comunicación directa con el editor en lugar de una licencia automatizada.

Revistas científicas y de la AAAS: una vía de permisos compartida

Science y el resto de las revistas de la familia AAAS también tramitan las solicitudes de permisos a través de RightsLink, la misma infraestructura del Copyright Clearance Center que utilizan Elsevier, Wiley y Springer Nature, en lugar de utilizar un sistema propietario independiente. El formulario de solicitud se encuentra en la página del artículo en science.org, y la página de reimpresiones y permisos de la AAAS dirige a los autores a ese mismo centro de gestión de derechos para la reutilización en tesis, materiales de cursos y nuevas publicaciones.

El contenido de AAAS ofrece un conjunto más limitado de categorías de reutilización que otras editoriales, por lo que conviene revisar detenidamente la descripción del tipo de reutilización antes de asumir que una opción relacionada con una tesis también cubre un póster de congreso o una figura para una solicitud de subvención. Si un caso de uso específico no se ajusta a ninguna de las categorías disponibles, puede contactar directamente con el equipo de permisos de AAAS en lugar de utilizar el formulario automatizado, aunque este proceso conlleva el tiempo de respuesta habitual de cualquier solicitud manual.

Mecanismos de aprobación de derechos de autor por parte de las editoriales: una visión general

El límite gratuito de STM del que la mayoría de los autores nunca se enteran

Pocos investigadores saben que STM Publishing, la asociación internacional que representa a Elsevier, Wiley, Springer Nature y la mayoría de las principales editoriales científicas, mantiene un acuerdo recíproco que permite a las editoriales firmantes reutilizar una pequeña cantidad del material de las demás sin costo alguno. Según las Directrices de Permisos de 2024, una editorial firmante, y por extensión un autor que publique con ella, puede reutilizar hasta tres figuras, tablas o imágenes de un solo artículo o capítulo de libro publicado por otra editorial firmante, junto con hasta 400 palabras de texto de esa misma fuente, sin pagar ninguna tarifa, siempre que la reutilización incluya el reconocimiento completo y correcto de la fuente original.

La tabla que figura a continuación resume los límites básicos de uso gratuito de artículos de revistas científicas. Las condiciones completas, incluido un límite específico para la reutilización en un libro completo o un volumen anual de una revista, se encuentran en las directrices publicadas por STM, cuyos enlaces figuran a continuación.

Esta autorización cubre la reutilización entre las editoriales firmantes de STM y sus autores, aunque no se extiende automáticamente a un repositorio de tesis autopublicadas ni a un sitio web personal. Por lo tanto, conviene confirmar el contexto específico según las directrices antes de asumir que se aplica el límite gratuito. No todas las editoriales firmantes requieren una solicitud para el material dentro de estos límites. Algunas solo solicitan una notificación, otras no requieren nada más allá del acuse de recibo, y algunas incluso esperan una solicitud formal de RightsLink, incluso dentro del rango gratuito. La lista de firmantes publicada por STM documenta a qué categoría pertenece cada editorial.

Un ejemplo práctico: Solicitud de autorización de derechos de autor para una figura.

Ver el proceso en acción una vez hace que los pasos abstractos se vuelvan concretos. El siguiente ejemplo ilustrativo muestra cómo encajan las piezas. No existe tal tesis, autor ni figura; cada detalle se presenta únicamente con fines demostrativos.

Priya está terminando el capítulo introductorio de su tesis doctoral y quiere reproducir un gráfico de barras de un artículo que leyó en una revista publicada por Elsevier, con la intención de dar crédito a los autores originales debajo de la figura reproducida, independientemente del resultado. Su flujo de trabajo es el siguiente.

Abre el artículo en ScienceDirect y encuentra el enlace "Obtener derechos y contenido" debajo del título, junto al DOI. Al hacer clic, accede a RightsLink, donde un menú desplegable le pregunta qué piensa hacer con la figura. Selecciona "reutilizar en una tesis o disertación" en lugar de "reutilizar en un artículo de revista", ya que elegir la categoría incorrecta reinicia la revisión y puede generar una tarifa que de otro modo no se aplicaría.

Un breve formulario le pide su institución, el título de su tesis y la fecha prevista de entrega. Ella completa estos datos y hace clic en Precio Rápido. Dado que la reutilización de una sola figura en una tesis suele estar incluida en la categoría gratuita que la mayoría de las editoriales ofrecen a los investigadores de posgrado, el precio que aparece es de $0.00. RightsLink le pide que cree una cuenta gratuita, incluyendo los datos básicos de su tarjeta para la verificación de identidad, aunque no se le cobre nada. Ella acepta los términos de la licencia y descarga la licencia en PDF inmediatamente, ya que el sistema automatizado la otorga sin revisión humana para esta categoría de reutilización.

Todo el proceso dura menos de diez minutos. Priya guarda el PDF de la licencia en la misma carpeta que los archivos de su tesis y añade una cita debajo de la figura reproducida, citando el artículo original, tal como lo exigen los términos de la licencia. Cuando el revisor de formato de su escuela de posgrado le pide una prueba de autorización para cada figura utilizada, ella le entrega la licencia guardada.

Plazos y costes realistas que realmente debería esperar

El proceso automatizado de RightsLink es la opción más rápida. Una solicitud de reutilización que coincida con una categoría preaprobada, que incluye la mayoría de los usos en tesis y clases, puede generar una licencia en cuestión de minutos tras hacer clic en "Enviar", sin la intervención de un revisor humano. La reutilización académica en un nuevo artículo de revista suele entrar en esta misma categoría de rapidez, especialmente para una sola figura o un número reducido de ellas.

Las solicitudes manuales son más lentas. El Departamento de Derechos Globales de Elsevier indica un plazo de respuesta estándar de 15 días hábiles para el contenido que no está cubierto por el sistema automatizado RightsLink, y los equipos de permisos manuales de otras editoriales manejan plazos similares cuando una solicitud requiere criterio humano, como la reutilización masiva en varios artículos o un caso de uso que no está contemplado en el menú desplegable. Incluya este plazo en su calendario de envíos en lugar de asumir que todas las solicitudes se resuelven en minutos.

El coste sigue una distribución similar. La reutilización de una sola figura en tesis y disertaciones generalmente no tiene coste, aunque se debe solicitar una licencia y conservarla como documentación, incluso cuando el precio sea cero. La reutilización comercial, como una figura que aparece en un libro de texto de pago o un documento de marketing, suele generar un coste real a través de Quick Price. La reutilización que se ajusta a los límites de gratuidad de STM descritos anteriormente evita por completo los costes entre las editoriales firmantes, siempre que se cumpla el requisito de reconocimiento. Ninguna de estas cifras constituye una regla fija para todas las editoriales ni para todos los casos de uso, por lo que Quick Price debe considerarse la respuesta definitiva para una solicitud específica, en lugar de una regla general.

Errores que retrasan o frustran una solicitud de aprobación de derechos de autor

Unos pocos errores son la causa de la mayoría de los retrasos que sufren los investigadores.

Seleccionar la categoría de reutilización incorrecta es uno de los errores más comunes. Elegir "artículo de revista" cuando el uso real es una tesis, o seleccionar "solo impresión" cuando el trabajo también aparecerá en un repositorio de acceso abierto, puede generar una tarifa que una solicitud correctamente categorizada habría evitado. Corregirlo después de la presentación generalmente implica empezar de nuevo en lugar de editar la solicitud existente.

Suponer que un artículo de acceso abierto no requiere ningún permiso genera el problema contrario. El acceso abierto dorado y el acceso abierto gratuito describen cómo se accede a un artículo, no si las figuras que contiene tienen una licencia de reutilización. Un artículo puede ser de lectura gratuita y aun así tener una licencia restrictiva que impide su reutilización sin permiso; por lo tanto, conviene consultar la licencia Creative Commons específica asociada a la figura, en lugar del estado de acceso de la revista. La guía de Editverse sobre los tipos de acceso abierto explica con detalle qué licencias otorgan derechos de reutilización y cuáles no.

Esperar hasta la semana anterior a la entrega para solicitar permisos no deja margen para una revisión manual que puede durar 15 días hábiles o más. Los editores y los comités de tesis rara vez aceptan una solicitud pendiente como simple marcador de posición, y la falta de una licencia puede retrasar toda la entrega por una sola figura. Integrar las solicitudes de permisos en el mismo cronograma que se utiliza para la lista de verificación de la entrega del manuscrito permite detectar este problema a tiempo, en lugar de esperar a que se convierta en una crisis.

El error más común es olvidarse de guardar la licencia descargada. Las licencias de RightsLink no se adjuntan automáticamente al archivo del manuscrito, y un investigador que no puede generar el PDF que le solicita un revisor o una escuela de posgrado se encuentra, en la práctica, en la misma situación que alguien que nunca solicitó permiso.

La aprobación de los derechos de autor se sitúa junto a otras cuestiones de integridad en la investigación.

El permiso para usar una figura rara vez se otorga solo. Un manuscrito que reutiliza una figura sin licencia genera el mismo escrutinio que un texto reutilizado sin citar, y las revistas revisan cada vez más ambos aspectos durante la misma etapa de producción. La guía de Editverse sobre ética de citas y cómo evitar el plagio aborda la integridad textual, incluyendo cómo se evalúan el autoplagio y el reciclaje de texto. Las figuras extraídas de una fuente y editadas lo suficiente como para que parezcan diferentes generan una preocupación similar que los editores tratan de manera parecida a la manipulación de imágenes ; por lo tanto, una figura con la licencia adecuada y citada claramente protege un manuscrito en más de un aspecto a la vez.

También es importante acertar con la autoría y los créditos en un manuscrito que incluya figuras prestadas. Las directrices de autoría de Editverse y su artículo complementario sobre herramientas de gestión de referencias abarcan los hábitos de documentación necesarios para mantener un manuscrito impecable desde el primer borrador hasta su aceptación. Los investigadores que aún estén decidiendo dónde publicar pueden consultar la comparativa de herramientas de búsqueda de revistas de Editverse antes de asumir que el proceso de permisos de una revista determinada coincidirá con lo descrito aquí, ya que una revista más pequeña o gestionada por sociedades científicas, fuera de estas cuatro editoriales, podría tener un proceso más sencillo y totalmente manual.

Obtenga ayuda experta para la aprobación de derechos de autor y la preparación de manuscritos.

Gestionar los permisos para una docena de figuras en cuatro sistemas de publicación diferentes consume un tiempo valioso que podría dedicarse al manuscrito en sí, especialmente cuando la fecha límite para la entrega o la defensa de la tesis es ajustada. Los servicios de apoyo a la publicación de Editverse incluyen ayuda para identificar qué figuras de un manuscrito necesitan una licencia, el seguimiento de múltiples solicitudes de RightsLink hasta su resolución y la garantía de que cada figura reproducida incluya la cita exacta que requiere su licencia.

Los investigadores que preparen un manuscrito que también necesite un apoyo de edición más amplio pueden consultar los servicios de edición de manuscritos de Editverse , que abarcan el formato, la preparación de figuras y la verificación de referencias, además de la edición sustantiva que la mayoría de los trabajos necesitan antes de que una revista los considere.

Conclusión

Para obtener la autorización de derechos de autor para las figuras de Elsevier, Wiley, Springer Nature y Science, es fundamental saber qué opción utilizar: RightsLink para un trámite rápido o un formulario de solicitud manual para todo lo que no esté cubierto por el menú desplegable, y confirmar la categoría de reutilización antes de enviar la solicitud. Las figuras con licencia CC-BY requieren atribución, no una licencia. Todo lo demás, incluso un solo panel utilizado para la introducción de una tesis, requiere una licencia documentada que se conserve mucho después de la aceptación del manuscrito.

Ninguna de las cuatro editoriales aquí mencionadas complica la regla fundamental. La propiedad de las figuras casi siempre recae en la editorial una vez firmado el acuerdo de transferencia de derechos de autor; RightsLink lo convierte en una licencia en cuestión de minutos para la mayoría de las reutilizaciones académicas, y la autorización gratuita de STM cubre discretamente más solicitudes de las que la mayoría de los investigadores se imaginan. Integrar las solicitudes de permiso en el cronograma del manuscrito, en lugar de tratarlas como una formalidad de último momento, es lo que realmente evita la demora.

Referencias

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6. Ciencia / AAAS. Reimpresiones y permisos. ciencia.org
7. Asociación STM. Directrices para la obtención de permisos 2024 (actualizadas el 26 de junio de 2024). stm-assoc.org